.png)
De gastenlijst: Wie nodig je uit (en wie niet)?
Je bent verloofd, de eerste plannen voor jullie bruiloft worden gemaakt en dan komt er een onderwerp waar bijna ieder bruidspaar vroeg of laat tegenaan loopt: de gastenlijst voor de bruiloft.
Want wie nodig je eigenlijk uit? Moeten alle ooms en tantes erbij zijn? Nodig je collega's uit? Mag je iemand zonder partner uitnodigen? En wat doe je met mensen van wie je eigenlijk vooral het gevoel hebt dat je ze hoort uit te nodigen?
Een gastenlijst voor je bruiloft maken klinkt misschien eenvoudig, totdat je daadwerkelijk alle namen onder elkaar zet. Voor je het weet wordt een intieme bruiloft met 50 gasten ineens een bruiloft met 100 mensen.
Geen zorgen. In deze blog help ik jullie stap voor stap met het maken van een gastenlijst die past bij jullie bruiloft, jullie budget én de mensen die jullie graag om je heen willen hebben.
Wanneer maak je de gastenlijst voor je bruiloft?
Het liefst beginnen jullie al vrij vroeg met een voorlopige gastenlijst. Je hoeft dan echt nog niet precies te weten wie daggast of avondgast wordt.
De gastenlijst heeft namelijk invloed op bijna alle grote keuzes die daarna komen. Denk aan jullie trouwlocatie, budget, catering, dineropstelling en uiteindelijk natuurlijk de uitnodigingen.
Een locatie voor maximaal 60 personen heeft weinig zin wanneer jullie later ontdekken dat er 90 mensen zijn die jullie absoluut willen uitnodigen.
Als richtlijn kun je ongeveer 12 tot 18 maanden voor de bruiloft beginnen met een eerste versie van jullie gastenlijst. Of gewoon wanneer jullie willen starten met het zoeken naar locaties en budget.
Trouwen jullie in 2027 en zijn jullie nog maar net begonnen met plannen? Lees
dan ook mijn blog ‘Trouwen in 2027? Dit moet je nú al regelen’.
Hoe maak je een gastenlijst voor je bruiloft?
Mijn belangrijkste tip: begin niet direct met schrappen.
Pak allebei apart een vel papier, Excel-bestand of notitie op jullie telefoon en schrijf iedereen op die je in eerste instantie zou willen uitnodigen.
Denk bijvoorbeeld aan:
ouders, broers en zussen en grootouders;
naaste familie;
beste vrienden;
overige vrienden;
ooms, tantes, neven en nichten;
collega's;
buren en kennissen;
partners van gasten;
kinderen.
Leg daarna jullie lijsten naast elkaar.
Waarschijnlijk is de lijst op dit moment veel te lang. Dat is helemaal niet erg. Vanaf hier gaan jullie pas keuzes maken.
Stap 1: bepaal hoeveel gasten bij jullie bruiloft passen
Voordat jullie namen gaan schrappen, is er één belangrijke vraag:
Hoe groot willen jullie dat jullie bruiloft wordt?
Een bruiloft met 40 gasten voelt totaal anders dan een bruiloft met 150 gasten. Het één is niet beter dan het ander, maar het moet wel passen bij wat jullie voor ogen hebben.
Kijk daarbij naar drie dingen:
Jullie wensen: willen jullie een intieme dag waarbij jullie iedereen uitgebreid spreken, of dromen jullie juist van een groot feest?
Jullie budget: iedere extra gast betekent meestal ook extra kosten voor bijvoorbeeld eten, drinken, taart, drukwerk en soms vervoer of overnachtingen.
Jullie trouwlocatie: hoeveel gasten kunnen daar daadwerkelijk terecht?
De gastenlijst heeft daardoor veel meer invloed op jullie totale bruiloft dan je in eerste instantie misschien verwacht.
Willen jullie eerst bepalen wat financieel haalbaar is? Lees dan mijn blog ‘Wat kost een bruiloft in 2027? Een realistisch overzicht van jullie trouwbudget’.
Stap 2: maak drie verschillende lijsten
Nu wordt het tijd om keuzes te maken.
Een methode die ik zelf heel fijn vind, is om jullie gasten in drie groepen te verdelen.
A-lijst: deze mensen móéten erbij zijn
Dit zijn de mensen bij wie je eigenlijk geen seconde hoeft na te denken.
Jullie ouders. Broers en zussen. Beste vrienden. Grootouders. Of misschien juist die ene tante met wie je ontzettend close bent.
Stel jezelf de vraag:
“Als deze persoon er niet bij zou zijn, zou ik hem of haar dan echt missen op onze trouwdag?”
Is het antwoord direct ja? Dan hoort diegene waarschijnlijk op jullie A-lijst.
B-lijst: deze mensen zouden we er graag bij hebben
Hier komen vaak vrienden die iets verder van jullie afstaan, ooms en tantes, collega's en andere mensen met wie jullie een goede band hebben.
Jullie vinden het oprecht leuk als ze erbij zijn, maar jullie trouwdag zou niet incompleet voelen wanneer ze er niet bij zijn.
C-lijst: we voelen vooral dat we deze persoon moeten uitnodigen
En dit is vaak de lastigste categorie.
Die achterneef die je drie jaar geleden voor het laatst hebt gezien. De buurvrouw van je ouders. Een oud-studiegenoot omdat jij zes jaar geleden ook op haar bruiloft was.
Vraag jezelf hier eens af:
“Als wij morgen zouden trouwen en niemand zou weten wie er wel en niet is uitgenodigd, zou ik deze persoon dan nog steeds uitnodigen?”
Nee?
Dan weet je waarschijnlijk genoeg.
Wie moet je uitnodigen voor je bruiloft?
Er bestaat geen officiële regel die bepaalt wie er op jullie bruiloft aanwezig moet zijn. Jullie hoeven dus niet automatisch iedereen uit een bepaalde categorie uit te nodigen.
Je mag bijvoorbeeld prima drie ooms en tantes uitnodigen met wie je een hechte band hebt en andere familieleden niet. Hetzelfde geldt voor vrienden.
Een bruiloft is geen familiereünie of verjaardag waarbij automatisch iedereen wordt uitgenodigd. Jullie kiezen de mensen met wie jullie deze dag willen beleven. Het is ten slotte jullie dag, niet die van een ander.
Moet je familie uitnodigen voor je bruiloft?
Nee, je hoeft niet automatisch je volledige familie uit te nodigen.
Natuurlijk kan dat soms gevoelig liggen. Zeker wanneer bepaalde familieleden ervan uitgaan dat ze worden uitgenodigd.
Probeer daarom samen één lijn te trekken.
Bijvoorbeeld:
We nodigen alleen familie uit die we regelmatig zien.
Of:
We nodigen alleen ooms en tantes uit en geen neven en nichten.
Zo voorkom je dat jullie bij iedere persoon opnieuw een discussie moeten voeren.
En onthoud vooral: familie zijn betekent niet automatisch dat iemand dichter bij jullie staat dan een vriend. Én jullie bruiloft is niet het moment voor het restoreren van gebroken banden.
Moet je collega's uitnodigen voor je bruiloft?
Ook dit is volledig aan jullie.
Heb je collega's die inmiddels goede vrienden zijn geworden? Dan is het natuurlijk logisch dat je ze wilt uitnodigen.
Maar werk je in een team van twintig mensen en spreek je de meesten alleen op kantoor? Dan hoef je echt niet ineens twintig extra uitnodigingen te versturen.
Je kunt bijvoorbeeld alleen de collega's uitnodigen met wie je buiten het werk om ook contact hebt.
En ja, dat kan soms een beetje ongemakkelijk voelen. Dat dilemma komt zo vaak voor dat er zelfs aparte artikelen worden geschreven over het wel of niet uitnodigen van collega's.
Moet je de partner van een gast uitnodigen?
Ah, de plus one. Ook zo'n klassieker tijdens het maken van de gastenlijst.
Hier bestaat geen harde regel voor, maar consequent zijn helpt enorm.
Woont iemand samen, is iemand getrouwd of heeft diegene al langere tijd een relatie? Dan kiezen veel bruidsparen ervoor om de partner ook uit te nodigen.
Maar je hoeft niet automatisch iedere single gast een vrije plus one te geven.
Zeker bij een kleine bruiloft kan dat betekenen dat er ineens meerdere mensen aanwezig zijn die jullie zelf nauwelijks of helemaal niet kennen.
Maak daarom samen vooraf een regel en pas die consequent toe.
Kinderen wel of niet uitnodigen op de bruiloft?
Ook hier geldt: jullie mogen kiezen.
Een bruiloft zonder kinderen is helemaal niet vreemd. Andersom kunnen kinderen juist ontzettend leuk zijn en helemaal bij jullie dag passen.
Willen jullie geen kinderen uitnodigen? Zorg dan vooral dat dit duidelijk wordt gecommuniceerd.
Vermeld bijvoorbeeld specifiek de namen van degenen die zijn uitgenodigd en geef eventueel aanvullende informatie via jullie trouwwebsite.
Duidelijkheid voorkomt vervelende misverstanden rondom de uitnodiging. Ook bij daggasten, avondgasten en plus ones is het belangrijk dat uit de uitnodiging helder blijkt voor wie deze bedoeld is.
Daggasten en avondgasten: hoe maak je de verdeling?
Niet iedereen hoeft de hele bruiloft aanwezig te zijn.
Veel bruidsparen kiezen voor een onderscheid tussen daggasten en avondgasten.
Wie zijn je daggasten?
Daggasten zijn meestal de mensen die het dichtst bij jullie staan. Zij zijn bijvoorbeeld aanwezig bij de ceremonie, borrel, het diner en het feest.
Denk aan jullie naaste familie en beste vrienden.
Wie zijn je avondgasten?
Avondgasten sluiten later aan, meestal voor het feest.
Dit kunnen bijvoorbeeld collega's, kennissen, vrienden die iets verder van jullie afstaan of verdere familieleden zijn.
Deze verdeling kan ontzettend handig zijn wanneer jullie overdag graag een intieme bruiloft willen, maar 's avonds wél met een grote groep willen feesten.
Geef op de uitnodiging duidelijk aan vanaf welk tijdstip iemand wordt verwacht. Zo is er voor niemand onduidelijkheid.
Hoeveel gasten nodig je gemiddeld uit op een bruiloft?
Er bestaat natuurlijk geen perfect aantal gasten.
Wel is het interessant om naar cijfers te kijken. Gemiddeld komen veel bruidsparen in Nederland uit rond 100 gasten, verdeeld over dag- en avondgasten. Dit is bekend geworden n.a.v. onderzoek bij het gebruik van planningstools zoals bijvoorbeeld die van The Perfect Wedding.
Laat je daar vooral niet door leiden.
Een bruiloft met 35 mensen kan fantastisch zijn. Een bruiloft met 150 mensen ook.
Het belangrijkste is dat het aantal gasten past bij jullie wensen, trouwlocatie en budget.
Wat als je ouders mensen willen uitnodigen?
Deze kom ik regelmatig tegen.
Jullie ouders komen ineens met namen waarvan jullie denken:
Wie?
Natuurlijk is het leuk wanneer jullie ouders betrokken zijn bij de bruiloft. Maar uiteindelijk zijn jullie degenen die trouwen.
Bespreek daarom vroeg hoeveel ruimte er eventueel is voor gasten vanuit jullie ouders.
Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat beide families een bepaald aantal mensen mogen voorstellen. Vervolgens bepalen jullie samen of deze personen daadwerkelijk worden uitgenodigd.
Dat voorkomt dat de gastenlijst gedurende de planning ongemerkt steeds groter wordt.
Wat als je iemand niet uitnodigt die jou wel heeft uitgenodigd?
Je bent niet verplicht iemand uit te nodigen omdat jij ooit op zijn of haar bruiloft bent geweest.
Misschien was die bruiloft vijf jaar geleden en hebben jullie inmiddels nauwelijks contact. Relaties veranderen.
Kijk naar jullie band nu, niet naar een uitnodiging die jullie ooit hebben ontvangen.
Hoe vertel je iemand dat hij of zij niet is uitgenodigd?
In veel gevallen hoef je daar helemaal geen gesprek over te beginnen.
Maar vraagt iemand er rechtstreeks naar? Houd het vriendelijk en simpel.
Bijvoorbeeld:
“We hebben ervoor gekozen om onze bruiloft wat kleiner te houden en hebben daardoor echt keuzes moeten maken in de gastenlijst.”
Je hoeft geen uitgebreide verdediging te geven.
Houd rekening met afzeggingen
Zelfs wanneer jullie iedereen ruim op tijd uitnodigen, zal uiteindelijk niet iedere genodigde aanwezig kunnen zijn.
Vakanties, zwangerschap, ziekte, andere bruiloften: er kan altijd iets tussenkomen. Houd als richtlijn ongeveer 10% die afzegt. Zie dit vooral als een indicatie en niet als garantie: Het kan natuurlijk hoger of lager uitvallen.
Ga dus niet blind tien extra mensen uitnodigen omdat je ervan uitgaat dat er toch wel tien afzeggen.
Vergeet deze mensen niet mee te tellen
En dan nog een punt dat verrassend vaak wordt vergeten:
jullie leveranciers.
Zijn jullie fotograaf en videograaf bijvoorbeeld de hele dag aanwezig en eten zij mee? Bespreek dan met jullie locatie en cateraar hoe zij worden meegerekend.
Neem de leveranciers die tijdens de dag aanwezig zijn mee in de aantallen die je doorgeeft aan de locatie.
Zo kom je vlak voor de bruiloft niet ineens voor verrassingen te staan.
Gastenlijst bruiloft checklist
Zijn jullie bijna klaar? Loop dan nog één keer samen deze vragen langs:
Willen wij deze persoon écht bij onze bruiloft hebben?
Past het totale aantal gasten binnen ons budget?
Past iedereen op onze trouwlocatie?
Hebben we bepaald wie daggast en wie avondgast is?
Hebben we een duidelijke regel voor partners en plus ones?
Hebben we besloten of kinderen welkom zijn?
Hebben we leveranciers meegenomen in de aantallen voor de locatie/catering?
Hebben we van iedereen de juiste naam- en adresgegevens?
Weten we hoe gasten hun RSVP kunnen doorgeven?
Kunnen jullie overal een vinkje achter zetten? Dan hebben jullie een hele goede basis voor de definitieve gastenlijst.
De belangrijkste regel? Het is jullie bruiloft
Tijdens het plannen van een bruiloft krijg je ongetwijfeld te maken met meningen.
“Maar die moet je toch uitnodigen?”
“Kun je die echt niet erbij zetten?”
“Maar wij zijn daar vroeger ook op de bruiloft geweest.”
Probeer daar niet te veel door geleid te worden.
Wanneer jullie op de trouwdag tijdens het diner om je heen kijken, wil je mensen zien bij wie jullie blij zijn dat ze er zijn. Mensen die onderdeel zijn van jullie leven en met wie jullie deze bijzondere dag écht willen delen.
Niet een tafel vol mensen die er vooral zitten omdat jullie bang waren iemand teleur te stellen.
Jullie gastenlijst hoeft niet voor iedereen logisch te zijn. Hij moet bij jullie passen.
En daarna? Tijd voor de volgende stap
Is jullie voorlopige gastenlijst klaar? Dan wordt het een stuk makkelijker om verder te gaan met de planning.
Jullie weten ongeveer hoe groot de bruiloft wordt, kunnen gerichter zoeken naar een trouwlocatie en krijgen een realistischer beeld van jullie budget.
Zijn jullie nog op zoek naar een locatie? Lees dan mijn blog ‘Trouwlocatie kiezen? Deze 15 vragen moet je stellen tijdens een bezichtiging’.
En merken jullie tijdens het plannen dat er toch behoorlijk veel bij een bruiloft komt kijken?
Als wedding planner en ceremoniemeester bij Chapter One Weddings help ik bruidsparen om overzicht te houden, keuzes te maken die écht bij hen passen en ervoor te zorgen dat jullie niet alleen van de trouwdag zelf, maar ook van de weg ernaartoe kunnen genieten.
Opmerkingen